TIETOSUOJASELOSTE Espoon Golfseura ry

EU:n tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2018. Tästä alkaen henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetusten mukaista.

Tietosuoja-asetuksesta käytetään myös nimitystä GDPR eli General Data Protection Regulation. Sen tarkoituksena on ajantasaistaa tietosuojan sääntelyä. Teknologia on kehittnynyt niin paljon, että tietosuojasta huolehtimiseen tarvitaan uudenlaisra sääntelyä.

Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on, että kansalaiset voivat hallita tietojaan paremmin. Asetus sääntelee mm. henkilötietojen keräämmistä, käsittelyä ja luovuttamista sekä näihin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia. Lähes kaikki yritykset käsittelevät toiminnassaan henkilötietoja. Säännöt ovat samat kaikille EU:ssa toimiville yrityksille kotipaikasta riippumatta.

Suomen Golfliitto on laatinut yhdessä seurojen kanssa tietosuojaselosteen, jossa kerrotaan mitä ja miten golfyhteisöt käsittelevät henkilötietoja ja antavat EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidyille.

Lisätietoja;

Andrea Nyman, toiminnanjohtaja, Espoon Golfseura ry

Puh. 050 336 8886

andrea.nyman(at)espoogolf.fi.

1. YLEISTÄ

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidyille.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Yhteisenä rekisterinpitäjänä toimii Espoon Golfseura ry. tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toeteuttamisen osalta vastuutahona toimii myös Espoon Golfseura ry.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Espoon Golfseura ry

Hallintopäällikkö

Hannele Hyttinen

hannele.hyttinen(at)espoogolf.fi

Puh. 09-8190 3445

3. REKISTERIN NIMI

Jäsen- ja pelioikeussuhteiden, vieraspelaajien sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, pelioikeudenhaltijat, vieraspelaajat ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antanteet potentiaaliset uudet asiakkaat sekä golfin green cardin suorittaneet.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperiaatteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Käyttötarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietoryhmät
Espoon Golfseura ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukanen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu muiden kuin yhdistyslain edellyttämien tietojen osalta.	Jäsenet: nimi, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka, käyttäjäryhmä, jäsenmaksuluokka ja muut jäsenyteen liittyvät tiedot.

Espoon Golfseura ry:n pelioikeuden haltijoiden luettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukanen velvoite pelioikeuden haltijoiden luettelon ylläpitämiseen	Pelioikeuden haltijan nimi, asiakasnumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, kotipaikka ja muut asiakkuuteen liittyvät tiedot.

Palveluiden tuottaminen sekä asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hallinnointi kuten; tasoituksen ylläpitäminen sekä ajanvarausten hallinnointi ja kilpailujen järjestäminen	Sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut; (kuten tasoitus, ajanvaraus, kilpailutulokset jne.)	Nimi, yhteystiedot, jäsennumro, sukupuoli, maksutiedot, tasioitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kotiseura sekä bägikaapin vuokraaminen) jne. tai asiakkaan itse antamat tiedot, kuten kuva.

Markkinointi	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin	Nimi, yhteystiedot, jäsentiedot, tasoitustiedot ja pelihistoria.

Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointi	Oikeutettu etu	Nimi, yhteystiedot, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asoakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne.

Espoon Golfseura ry:n golf green cardin suorittaneiden luettelon ylläpitäminen	Oikeutettu etu	Nimi, sukupuoli, yhteystiedot sekä suoritukseen liittyvät tiedot kuten ajankohta

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan.

Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (kts. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkiaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilöon kieltänyt häneen kohdistuva suoramarkkinoinnin.

Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.

6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (pelioikeuden haltija).

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

8. HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muododda tietosuoja-asetukseen perustuen.

9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointi tarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

9.3. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänella on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaisille.

9.5. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot pääosin seuran käyttämästä sähköisestä järjestelmästä (WiseGolf tai NexGolf).

Kaikki muut tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaa henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.

10. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä työtehtäviensä tekemiseen.

Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.

Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmilla.

Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.

TIETOSUOJASELOSTE Gumböle Golf

EU:n tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2018. Tästä alkaen henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetusten mukaista.

Tietosuoja-asetuksesta käytetään myös nimitystä GDPR eli General Data Protection Regulation. Sen tarkoituksena on ajantasaistaa tietosuojan sääntelyä. Teknologia on kehittnynyt niin paljon, että tietosuojasta huolehtimiseen tarvitaan uudenlaisra sääntelyä.

Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on, että kansalaiset voivat hallita tietojaan paremmin. Asetus sääntelee mm. henkilötietojen keräämmistä, käsittelyä ja luovuttamista sekä näihin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia. Lähes kaikki yritykset käsittelevät toiminnassaan henkilötietoja. Säännöt ovat samat kaikille EU:ssa toimiville yrityksille kotipaikasta riippumatta.

Suomen Golfliitto on laatinut yhdessä seurojen kanssa tietosuojaselosteen, jossa kerrotaan mitä ja miten golfyhteisöt käsittelevät henkilötietoja ja antavat EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidyille.

Lisätietoja;

Andrea Nyman, toimitusjohtaja, Gumböle Golf Oy

Puh. 050 336 8886

andrea.nyman(at)espoogolf.fi.

1. YLEISTÄ

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidyille.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Yhteisenä rekisterinpitäjänä toimivat Gumböle Golf ry ja Gumböle Golf Oy tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toeteuttamisen osalta vastuutahona toimii myös Gumböle Golf Oy.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Hallintopäällikkö

Hannele Hyttinen

hannele.hyttinen(at)espoogolf.fi

Puh. 09-8190 3445

3. REKISTERIN NIMI

Jäsen-, osakas- ja pelioikeussuhteiden, vieraspelaajien sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, osakkeenomistajat, pelioikeudenhaltijat, vieraspelaajat ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antanteet potentiaaliset uudet asiakkaat sekä golfin green cardin suorittaneet.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperiaatteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Käyttötarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietoryhmät
Gumböle Golf ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukanen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu muiden kuin yhdistyslain edellyttämien tietojen osalta.	Jäsenet: nimi, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka, käyttäjäryhmä, jäsenmaksuluokka ja muut jäsenyteen liittyvät tiedot.

Gumböle Golf Oy:n osakasluettelon ylläpitäminen osakeyhtiölain mukaisesti	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; osakeyhtiölain mukainen velvoite osakasluettelon ylläpitämiseen	Osakkaat; nimi, osakenumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, kotipaikka

Gumböle Golf Oy:n pelioikeuden haltijoiden luettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukanen velvoite pelioikeuden haltijoiden luettelon ylläpitämiseen	Pelioikeuden haltijan nimi, asiakasnumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, kotipaikka ja muut asiakkuuteen liittyvät tiedot.

Palveluiden tuottaminen sekä asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hallinnointi kuten; tasoituksen ylläpitäminen sekä ajanvarausten hallinnointi ja kilpailujen järjestäminen	Sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut; (kuten tasoitus, ajanvaraus, kilpailutulokset jne.)	Nimi, yhteystiedot, jäsennumro, sukupuoli, maksutiedot, tasioitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kotiseura sekä bägikaapin vuokraaminen) jne. tai asiakkaan itse antamat tiedot, kuten kuva. Osakkeen omistus- ja vuokraus-historia.

Markkinointi	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin	Nimi, yhteystiedot, jäsentiedot, tasoitustiedot ja pelihistoria.

Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointi	Oikeutettu etu	Nimi, yhteystiedot, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asoakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne. Osakkeen omistus- ja vuokraus-historia.

Gumböle Golf ry:n golf green cardin suorittaneiden luettelon ylläpitäminen	Oikeutettu etu	Nimi, sukupuoli, yhteystiedot sekä suoritukseen liittyvät tiedot kuten ajankohta

Gumböle Golf Oy:n kiinteistöjen kameravalvontarekisteri, jonka käyttötarkoitus on rikosten ehkäiseminen ja selvitt'mine	Oikeutettu etu	Kameravalvonnan videotallenteet.